Spotkania biznesowe online – Artykuł

Dlaczego menadżerowie firm preferują spotkania biznesowe online – porównanie kosztów spotkań „face to face” i online – i ich wpływ na klimat organizacyjny firmy

Dr inż. Paulina Wiza-Augustyniak

Wydział Ekonomiczny, Katedra Prawa i Organizacji Przedsiębiorstw w Agrobiznesie, Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu

W dobie cyfryzacji i globalizacji coraz więcej firm decyduje się na organizację spotkań biznesowych w formie online. Wybór ten nie jest przypadkowy – przedsiębiorstwa dostrzegają liczne korzyści wynikające zarówno z aspektu finansowego, jak i organizacyjnego. W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym przyczynom, dla których menadżerowie preferują spotkania online, porównamy koszty spotkań tradycyjnych i wirtualnych oraz omówimy ich wpływ na klimat organizacyjny w firmie.

Koszty spotkań „face to face” i online

Menadżerowie coraz częściej wybierają spotkania online zamiast bezpośrednich ze względu na koszty, efektywność i wygodę. Organizacja spotkań biznesowych w formie tradycyjnej wiąże się z szeregiem wydatków, które obejmują:

• Koszty podróży służbowych (bilety lotnicze, kolejowe, paliwo, hotele, diety pracownicze);
• Wynajem sal konferencyjnych i zaplecza technicznego;
• Catering i inne usługi dodatkowe;
• Czas poświęcony na logistykę, który mógłby być spożytkowany na inne zadania.

W tabeli 1 przedstawiono porównanie kosztów obu typów spotkań oraz ich wpływu na klimat organizacyjny. W przeciwieństwie do tego, spotkania online eliminują większość tych kosztów. Do ich przeprowadzenia wystarczy dostęp do Internetu i odpowiednie oprogramowanie, co czyni je znacznie tańszym rozwiązaniem. Według badań firmy Gartner, przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić nawet 30-50% wydatków związanych z organizacją tradycyjnych spotkań, przechodząc na model online. Jak zauważa Lach (2021), spotkania online charakteryzują się niższymi kosztami realizacji, eliminując wydatki związane z dojazdami czy organizacją poczęstunku. Ponadto, spotkania online pozwalają na zaoszczędzenie czasu, który w tradycyjnych spotkaniach jest tracony na dojazdy czy przygotowania. Eliminacja konieczności podróży służbowych nie tylko redukuje koszty finansowe, ale także wpływa na zwiększenie efektywności pracy, umożliwiając pracownikom skupienie się na bieżących zadaniach.

Tabela 1: Porównanie kosztów spotkań biznesowych

Źródło: opracowanie własne

Wady i wyzwania spotkań online

Pomimo licznych zalet, spotkania online wiążą się również z pewnymi wyzwaniami:

• Brak bezpośredniego kontaktu – ogranicza możliwości budowania relacji i więzi międzyludzkich.
• Problemy techniczne – awarie sprzętu, słabe połączenie internetowe czy błędy w oprogramowaniu mogą zakłócać przebieg spotkania.
• Zwiększone ryzyko rozproszenia uwagi – brak kontroli nad otoczeniem uczestników może prowadzić do zmniejszonej koncentracji i zaangażowania.

Wpływ na efektywność i klimat organizacyjny

Klimat organizacyjny odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu każdej firmy, wpływając na zaangażowanie pracowników, ich satysfakcję z pracy oraz efektywność. Spotkania twarzą w twarz sprzyjają budowaniu relacji międzyludzkich, umożliwiając lepsze zrozumienie i współpracę w zespole. Jednakże, w dobie globalizacji i rozproszonych zespołów, spotkania online stały się nieodzownym narzędziem komunikacji.

Decyzja o przeniesieniu spotkań do świata wirtualnego ma istotny wpływ na organizację pracy i atmosferę w firmie. Wśród kluczowych aspektów można wymienić:

1. Zwiększoną elastyczność – pracownicy mogą uczestniczyć w spotkaniach niezależnie od swojej lokalizacji, co ułatwia organizację i planowanie pracy.
2. Zmniejszenie obciążenia pracowników podróżami służbowymi – ograniczenie delegacji wpływa pozytywnie na work-life balance i zmniejsza poziom stresu.
3. Poprawę dostępności kluczowych osób – menadżerowie mogą szybciej reagować na zmieniające się okoliczności biznesowe, uczestnicząc w spotkaniach bez konieczności fizycznej obecności.
4. Wyzwania związane z relacjami międzyludzkimi – brak kontaktu twarzą w twarz może prowadzić do osłabienia więzi między pracownikami oraz ograniczenia spontanicznych interakcji.

Badania wskazują, że choć większość pracowników wciąż preferuje spotkania osobiste, to jednak spotkania online oferują elastyczność i oszczędność czasu (CXO, 2025). Wprowadzenie spotkań online może wpływać na klimat organizacyjny, zwłaszcza jeśli nie zostaną podjęte odpowiednie działania mające na celu integrację zespołu i utrzymanie pozytywnych relacji między pracownikami. Dlatego ważne jest, aby firmy inwestowały w budowanie kultury organizacyjnej, która wspiera komunikację i współpracę, niezależnie od formy spotkań (CXO, 2025).

Podsumowanie

Spotkania online stają się preferowanym wyborem menadżerów ze względu na niższe koszty, większą elastyczność i lepszą organizację pracy. Jednak ich wpływ na klimat organizacyjny firmy może być zarówno pozytywny, jak i negatywny – wszystko zależy od sposobu ich wdrażania. W firmach dbających o dobry klimat organizacyjny spotkania bezpośrednie są nadal istotne, zwłaszcza przy kluczowych negocjacjach czy budowaniu zespołu. Kluczem do sukcesu jest umiejętne łączenie zalet spotkań wirtualnych z tradycyjnymi metodami budowania relacji w organizacji.

Czy Twoja firma również stawia na spotkania online, czy wciąż preferuje tradycyjne podejście?

Bibliografia

1. Gartner, „The Future of Business Meetings: Digital vs. In-Person,” 2022.
2. Harvard Business Review, „Virtual Meetings and Their Impact on Organizational Culture,” 2021.
3. Deloitte, „Cost Analysis of Remote and In-Person Meetings,” 2023.
4. McKinsey & Company, „Navigating the New Era of Business Communication,” 2022.
5. https://szymonlach.com/blog/sprzedaz-online-vs-offline-spotkania/, dostęp: 02.03.2025 r.
6. https://www.projektgamma.pl/strefa-wiedzy/wiki/kultura-organizacyjna-4/, dostęp: 02.03.2025 r.