Wpływ spotkań na zdrowie i samopoczucie pracowników
Spotkania są częścią codziennej pracy, a mogą wywoływać różne emocje, które dalej będą rzutowały
na nasz cały dzień. Można wyjść ze spotkania czując się pełnym energii i zainspirowanym lub odejść
czując się wyczerpanym, zdemoralizowanym, pozbawionym władzy bądź pokonanym. Zatem
spotkania są narzędziem organizacyjnym, którego wszyscy używamy, lecz czy zastanawiamy się nad
ich długoterminowymi skutkami?
Zatem warto przede wszystkim zwrócić uwagę na oddziaływanie spotkań i ich czasu trwania na
zdrowie i samopoczucie pracowników. Nadmiernie długie spotkania mogą mieć negatywny wpływ na
zdrowie zarówno psychiczne, jak i fizyczne pracowników. Badania przeprowadzone przez University
of North Carolina wykazały, że długie i częste spotkania zwiększają poziom stresu i wyczerpania.
Luong i Rogelberg 1 badali psychologiczny wpływ spotkań (m.in. czasu i liczby spotkań, w których
uczestniczyli badani). Na podstawie wyników stwierdzono, że codzienne zmęczenie i subiektywne
obciążenie pracą są skorelowane z liczbą spotkań. Badania sugerują, że częstotliwość spotkań jest
ważniejsza (wpływa bardziej) niż długość czasu spędzanego na spotkaniach w ciągu dnia. Więcej
spotkań skutkuje większym zmęczeniem: „rozpraszająca natura spotkań powoduje wyczerpanie
emocjonalnych lub umysłowych zasobów i kolejne zmęczenie…”. Ciągłe przełączanie kontekstu jest
tu znaczące.
Dochodzimy zatem do wniosku, że zarówno ilość, jak i jakość spotkań są ważne do rozważenia z
perspektywy dobrego samopoczucia pracownika. Warto tu także wspomnieć o zjawisku „Zoom
fatigue” czyli zmęczeniu spowodowanym nadmiernym korzystaniem z wideokonferencji. Trend ten
stał się szczególnie widoczny podczas pandemii COVID19, który stał się szeroko dyskutowanym
problemem. Rekomenduje się, aby firmy dążyły do zrównoważenia potrzeb biznesowych z
dobrostanem pracowników poprzez skrócenie i ograniczenie liczby spotkań. Organizacje powinny
wykorzystać te informacje do optymalizacji swoich harmonogramów spotkań. Na przykład, firma
Google zastosowała koncepcję „No Meeting Day”, aby zapewnić pracownikom czas na skupienie się
na indywidualnej pracy. Takie podejście może poprawić ogólną produktywność i zadowolenie
pracowników.
Chociaż wiele wyników badań na temat spotkań ma negatywny wydźwięk, spotkania mogą mieć
pozytywny wpływ na wzmocnienie pozycji pracowników 2 . Badacze stwierdzili, że spotkania mają
potencjał do zwiększenia poczucia ważności pracowników, ponieważ mogą służyć jako doświadczenie
nadające sens. To badanie pokazuje, że spotkania mogą być czymś więcej niż „utrudnieniem lub
marnotrawieniem czasu”, ponieważ spotkania oferują pracownikom dostęp do potrzebnych informacji, tym samym poprawiając ich poczucie ważności dla organizacji. Artykuł kończy się
wartościową radą dla menedżerów: „Aby czerpać korzyści z satysfakcjonujących spotkań dla ważności
pracowników, menedżerowie mogą po prostu zapytać swoich pracowników o ich jawne uczucia
wobec ich spotkań” oraz dbać o higienę tychże spotkań (długość, ilość i efektywność).
Wpływ spotkań na koncentrację i produktywność
Jednym z ostatnich obszarów wartych zbadania w kontekście organizacji wartościowego spotkania
jest nauka o pracy głębokiej. Newport 3 w swojej książce „Praca głęboka” przedstawia niezbędne
elementy do wykonania zadań wymagających dużej koncentracji poznawczej. Pierwszym składnikiem
są długie okresy nieprzerwanego czasu. Spotkania mają tendencję do rozdrobnienia dnia i w
rezultacie rozdrobnienia zdolności pracownika do wejścia w głęboką pracę. Potwierdza to praca
Luong i Rogelberg 1 . Ponadto, przełączanie się pomiędzy zadaniami może wymagać nawet 23 minut na
odzyskanie koncentracji. Co więcej, Zijlstra 4 stwierdza, że zbyt duża częstotliwość przerw prowadzi
do bardziej negatywnych konsekwencji, niż ilość czasu poświęconego na radzenie sobie z przerwą.
Jak zauważył wcześniej Jason Fried 5 , spotkania rozpraszają dzień i koncentrację pracowników, co
prowadzi do zmniejszenia produktywności.
Podsumowanie
Zatem jaka jest idealna długość i liczba spotkań biznesowych? Oczywiście nie ma tu jednej
odpowiedzi. Powinna być ona dostosowana do potrzeb danej sytuacji, z uwzględnieniem kulturowych
różnic, ale i dostosowana do pracownika, jego miejsca w organizacji, pełnionej roli, w poszanowaniu
jego produktywności oraz wpływu na jego zdrowie. Badania potwierdzają, że poprawa planowania i
przebiegu spotkań może przynieść szerokie korzyści organizacyjne. Co istotne, dzięki analizie spotkań
i ich optymalizacji równowaga między życiem zawodowym a prywatnym może poprawić się aż do
92% 6 , co może mieć bezpośrednie przełożenie na zdrowie i produktywność pracowników, a dalej na
zadowolenie z pracy. Można zatem powiedzieć, że poprawa sposobu organizacji spotkań może być
znaczącym kluczem do sukcesu zarówno całej organizacji, jak i zadowolenia poszczególnych
pracowników.
1 Luong A., Rogelberg S. G. (2005), Meetings and more meetings: The relationship between meeting load and the daily well-being of employees, Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, (9)1, 58 – 67.
2 Allen J. A., Lehmann-Willenbrock N., Sands S. J. (2016), Meetings as a positive boost? How and when meeting satisfaction impacts employee empowerment, Journal of Business Research, (69)10, 4340 – 4347.
3 Newport C. A. (2017), Deep work: Rules for focused success in a distracted world, New York, NY: Grand
4 Zijlstra F. R. H., Roe R. A., Leonora, A. B., Krediet I. (1999), Temporal factors inmental work: Effects of
interrupted activities, Journal of Occupational and Organizational Psychology, (72)2, 163 – 185.
5 Fried J. Jason (2010), Fried: Why Work Doesn’t Happen at Work, Retrieved from
https://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.
6 Perlow L. A., Hadley C. N., Eun E. (2017), Stop the meeting madness: How to free up time for meaningful work. Harvard Business Review, 62 – 69.
